Desde el 5 de octubre de 2026 la HeRU digital 2026 se convierte en un requisito indispensable para cualquier operador que realice transporte público de viajeros por carretera en territorio español. La Hoja Electrónica de Ruta (HeRU) sustituye al documento tradicional en papel, garantizando una trazabilidad más fiable y una gestión administrativa más ágil. En este artículo encontrarás una guía práctica que aborda desde los fundamentos legales hasta la puesta en marcha operativa, con especial atención a cómo la plataforma funciones de TransLedger puede simplificar cada paso del proceso.
¿Qué es la HeRU digital y por qué es obligatoria en 2026?
La HeRU, o Hoja Electrónica de Ruta, es la versión digital de la hoja de ruta que deben presentar los transportistas de viajeros sujetos a normativa de control. No se trata de un nuevo documento, sino de la digitalización obligatoria del mismo, tal y como establece la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible y la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril. Su obligatoriedad coincide con la del DeCA para mercancías, creando un marco unificado para la documentación de control administrativo.
El objetivo principal es mejorar la seguridad y la eficiencia del control en carretera, permitiendo que la información se consulte de forma electrónica mediante un código QR que enlaza a una URL HTTPS de descarga directa. Además, la digitalización elimina la necesidad de conservar copias físicas y reduce los márgenes de error humano en la transcripción de datos.
Para los operadores, el cumplimiento de la HeRU digital 2026 implica adaptar sus procesos internos, capacitar al personal y, sobre todo, contar con una solución tecnológica que garantice la generación, entrega y conservación del documento conforme a los requisitos legales.
Requisitos técnicos y de contenido de la HeRU digital 2026
La normativa establece una serie de datos obligatorios que deben aparecer en la Hoja Electrónica de Ruta. Según el artículo 2 de la Orden FOM/1230/2013, la HeRU debe incluir, al menos, los siguientes campos:
- Empresa transportista (nombre y NIF).
- Contratante del servicio (nombre y NIF).
- Origen, destino y fecha del servicio, con indicación de paradas intermedias cuando corresponda.
- Matrícula del autobús que ejecuta el recorrido.
- Conductor (nombre y NIF).
- Tipo de servicio (discrecional, refuerzo de regular de uso general, colaboración en regular de uso especial o turístico).
Desde el punto de vista técnico, la HeRU debe cumplir con las especificaciones de la Resolución de 5 de junio de 2026: el documento debe ser un PDF nativo (no se aceptan escaneos ni fotos), con un tamaño máximo de 5 MB y contener un código QR que apunte a una URL HTTPS de descarga directa. La disponibilidad del archivo debe mantenerse durante todo el trayecto y, al menos, los siete días naturales posteriores al servicio. Además, la conservación mínima del documento es de un año, periodo durante el cual debe poder ser presentado a las autoridades de control.
En cuanto a la responsabilidad, la Orden TRM/282/2026 establece que la empresa transportista es la encargada de generar y entregar la HeRU al conductor, mientras que el conductor debe conservarla a bordo y poder exhibirla cuando sea requerido. Ambas partes responden de la correcta emisión y disponibilidad del documento.
Pasos prácticos para generar y gestionar la HeRU con TransLedger
Implementar la HeRU digital puede parecer complejo, pero con una herramienta adecuada el proceso se vuelve prácticamente automático. A continuación, describimos una ruta de implementación basada en las cómo funciona TransLedger y sus capacidades específicas para el sector de viajeros.
1. Configuración inicial y carga de datos maestros
El primer paso consiste en crear los perfiles de empresa, conductores y vehículos dentro de la plataforma. Gracias a la gestión multi‑empresa, cada operador puede organizar sus distintas filiales o marcas sin duplicar información. La carga masiva de datos se realiza mediante plantillas CSV o mediante la integración con el ERP mediante la API B2B, lo que evita errores de introducción manual.
Una vez importados los datos, se definen los tipos de servicio que la empresa ofrece (discrecional, turístico, etc.). Esta clasificación permite que la aplicación sugiera automáticamente los campos obligatorios al crear una nueva HeRU.
2. Creación de la HeRU en tiempo real
Cuando se programa un viaje, el operador genera la HeRU directamente desde la app móvil o la interfaz web. La herramienta incorpora un generador de PDF nativo que respeta el límite de 5 MB y añade el código QR con la URL segura. El motor de OCR inteligente de TransLedger también permite digitalizar cualquier documento de ruta en papel que aún exista, convirtiéndolo en un PDF nativo sin intervención manual.
El documento se firma digitalmente con una certificación basada en la clave del dispositivo y la hora GPS, garantizando la integridad y la trazabilidad de la evidencia. La firma electrónica, aunque no obligatoria por normativa, aporta una capa adicional de seguridad frente a posibles reclamaciones.
3. Entrega al conductor y disponibilidad offline
La app móvil de TransLedger funciona en modo offline, lo que resulta esencial en rutas rurales o zonas con cobertura limitada. Una vez generada la HeRU, se sincroniza automáticamente con el dispositivo del conductor, quien la recibe como un archivo PDF listo para ser consultado sin necesidad de conexión a internet. El código QR permanece activo y, cuando el vehículo recupere señal, la aplicación actualiza el estado de disponibilidad en la nube.
El conductor dispone de la HeRU en su móvil y, opcionalmente, puede imprimir una copia física si el cliente lo requiere, aunque la normativa reconoce la versión electrónica como válida siempre que el QR sea accesible.
4. Notificaciones y seguimiento del cumplimiento
TransLedger envía notificaciones automáticas por WhatsApp y correo electrónico a los responsables de la empresa cuando una HeRU está próxima a expirar o cuando se detecta alguna anomalía (por ejemplo, falta de código QR o tamaño de archivo superior al permitido). Estas alertas facilitan la corrección inmediata y evitan sanciones por incumplimiento.
El módulo de GPS tracking en tiempo real permite supervisar la ubicación del vehículo mientras la HeRU está en vigor, proporcionando una prueba adicional de que el documento se mantiene disponible durante todo el trayecto.
5. Conservación y auditoría
Todos los PDF generados se archivan automáticamente en la nube de TransLedger durante el periodo mínimo de un año, cumpliendo con la obligación de conservación. La plataforma mantiene un historial de versiones y un registro de auditoría que muestra quién generó, firmó y descargó cada documento, lo que facilita cualquier inspección por parte de la autoridad competente.
En caso de auditoría, la empresa puede exportar un informe consolidado que incluye todas las HeRU emitidas en un rango de fechas, con sus respectivos códigos QR y evidencia de firma digital, simplificando enormemente el proceso de verificación.
Integración con sistemas internos y gestión multiempresa
Una de las mayores ventajas de TransLedger es su capacidad para integrarse sin fisuras con los sistemas de gestión existentes. La API B2B permite que la generación de la HeRU se dispare automáticamente desde el módulo de planificación de rutas del ERP, evitando la duplicación de datos y garantizando que la información sea coherente en todos los canales.
Para operadores con varias marcas o filiales, la funcionalidad de gestión multi‑empresa permite definir políticas de cumplimiento específicas para cada unidad de negocio, asignar usuarios con permisos diferenciados y consolidar la información de todas las HeRU en un único panel de control. De este modo, la dirección puede monitorizar el cumplimiento a nivel grupal sin perder visibilidad sobre los detalles operativos de cada empresa.
Además, la integración con otros módulos de TransLedger, como la digitalización de eCMR para el transporte de mercancías, abre la posibilidad de gestionar de forma unificada tanto la documentación de viajeros como la de carga, reduciendo la complejidad administrativa y los costes operativos.
