El FAQ DeCA 2026 nace para aclarar las dudas más habituales que surgen entre transportistas, cargadores y operadores logísticos tras la entrada en vigor del Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) el 5 de octubre de 2026. A partir de esa fecha, el control del transporte público de mercancías por carretera interior pasa obligatoriamente a formato digital, con exigencias técnicas y de conservación muy concretas. En este artículo respondemos, de forma estructurada y práctica, a las preguntas que más frecuentemente se formulan, y explicamos cómo la plataforma SaaS de funciones de TransLedger facilita el cumplimiento sin fricciones.
¿Qué es el DeCA y por qué es obligatorio a partir del 5 de octubre de 2026?
El DeCA es la versión digital del documento de control que deben llevar a bordo los vehículos de transporte público de mercancías por carretera interior en España. No se trata de un nuevo documento, sino de la digitalización obligatoria del ya existente documento de control, tal y como lo establece la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible. La obligatoriedad del formato electrónico entra en vigor el 5 de octubre de 2026, fecha que marca el inicio del periodo de diez meses previsto por la Ley para que todos los operadores adapten sus procesos.
Esta obligación se sustenta en tres normas clave: el artículo 222 del Real Decreto 1211/1990 (ROTT), la Orden FOM/2861/2012 que regula el documento de control, y la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, que define las características técnicas del DeCA. La finalidad es garantizar la trazabilidad, la seguridad de la información y la posibilidad de inspección electrónica por parte de la autoridad competente.
En la práctica, el DeCA sustituye al documento en papel y debe estar disponible durante todo el trayecto y los siete días naturales posteriores a la finalización del transporte. Además, la normativa exige su conservación mínima de un año, lo que obliga a los operadores a contar con sistemas de archivo digital seguros y accesibles.
¿Cuáles son los requisitos técnicos del DeCA digital?
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece un conjunto de requisitos técnicos que cualquier solución debe cumplir para que el DeCA sea válido. En primer lugar, el documento debe generarse como PDF nativo; los escaneados o fotografías no son aceptados. El tamaño máximo permitido es de 5 MB, lo que garantiza una gestión ágil tanto en dispositivos móviles como en plataformas de gestión documental.
Un elemento esencial es el código QR incorporado en el PDF. Ese QR debe enlazar a una URL HTTPS de descarga directa, accesible durante todo el transporte y los siete días siguientes. La URL debe permanecer operativa sin interrupciones, pues la autoridad competente puede solicitar la exhibición del documento en cualquier momento dentro de ese plazo.
En cuanto a la conservación, el documento debe almacenarse en un formato que asegure su integridad durante al menos un año. La solución debe registrar de forma inalterable la fecha y hora de generación, así como la identidad del emisor y del receptor del documento. Estas condiciones se cumplen automáticamente con la cómo funciona TransLedger, que incorpora firma digital y registro de evidencias GPS, garantizando la cadena de custodia requerida por la normativa.
Finalmente, la solución no necesita estar homologada ni registrada por un organismo externo; basta con cumplir con los requisitos técnicos y legales citados. Esto simplifica la adopción, ya que los operadores pueden elegir la herramienta que mejor se adapte a sus flujos sin depender de listas de proveedores aprobados.
Generación del PDF y gestión del QR
El PDF se crea en el momento del arranque del viaje y contiene, además del código QR, los datos obligatorios del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012. La URL asociada al QR permanece activa durante el periodo de exhibición (trayecto + 7 días) y se almacena en servidores con alta disponibilidad.
Conservación y auditoría
El archivo digital debe ser inmutable y estar disponible para inspecciones. TransLedger replica los documentos en varios centros de datos, lo que garantiza la disponibilidad y la integridad durante el año obligatorio.
Preguntas frecuentes sobre la generación y conservación del DeCA con TransLedger
¿Quién es responsable de generar el DeCA? La Orden TRM/282/2026, que modifica el artículo 7 de la Orden FOM/2861/2012, establece que el cargador contractual debe responder de los datos a)-d) del artículo 6, mientras que el transportista efectivo responde de los datos e)-g) y de que el documento se emita. En la práctica, la mayoría de los operadores confían la generación al transportista, que utiliza la app móvil de TransLedger para crear el DeCA al iniciar el viaje.
¿Cómo se firma digitalmente el DeCA? TransLedger incorpora una firma electrónica avanzada que enlaza directamente con la identidad del usuario y con los datos de ubicación GPS. Cada firma queda registrada con fecha, hora y coordenadas, cumpliendo con la exigencia de evidencias de generación y evitando la necesidad de firmas manuscritas o escaneos.
¿Qué ocurre si el conductor pierde la conexión a internet? La aplicación móvil funciona en modo offline. Todos los datos se almacenan localmente y, una vez restablecida la conectividad, el DeCA se sincroniza automáticamente con la nube, generando el PDF con el QR y enviándolo al servidor de la empresa. Este proceso garantiza que el documento esté disponible en el momento de la inspección, aun cuando la señal haya sido intermitente.
¿Cómo se conserva el DeCA durante el año obligatorio? TransLedger almacena cada documento en un repositorio seguro con replicación geográfica. Además, permite la exportación manual del PDF para archivado interno o para su entrega a auditorías externas. El registro de conservación está auditado y cumple con la exigencia de una conservación mínima de un año.
¿Se pueden integrar notificaciones automáticas? Sí. La plataforma envía notificaciones por WhatsApp y correo electrónico tanto al cargador como al transportista cuando el DeCA se genera, se firma y se archiva. Estas alertas facilitan la trazabilidad y reducen el riesgo de omisiones.
Integración del DeCA con sistemas internos y ERP
Muchos operadores ya utilizan sistemas de gestión empresarial (ERP) para planificar rutas, facturación y control de flotas. La funciones de TransLedger incluyen una API B2B que permite la integración directa con cualquier ERP mediante llamadas RESTful. Gracias a esta API, los datos del DeCA se pueden sincronizar automáticamente con los módulos de transporte, facturación y cumplimiento normativo del ERP.
La integración aporta varios beneficios: automatización de la generación del DeCA a partir de la orden de transporte, actualización en tiempo real del estado del documento y registro de evidencias GPS que se asocian a la orden en el ERP. Además, la API permite la extracción de informes de cumplimiento que facilitan auditorías internas y externas.
Para los operadores que gestionan varias empresas bajo un mismo grupo, la solución multi‑empresa de TransLedger permite mantener la separación de datos y la trazabilidad de cada entidad, sin perder la visión consolidada que brinda el ERP. La arquitectura basada en microservicios garantiza que la integración sea escalable y que el rendimiento no se vea afectado por el volumen de documentos generados.
En caso de que la empresa disponga de un sistema propio de gestión de documentos, la API permite la transferencia del PDF del DeCA a cualquier repositorio DMS (Document Management System) mediante una URL segura, cumpliendo con la condición de que el archivo sea accesible mediante HTTPS durante los siete días posteriores al transporte.
¿Qué ocurre si se incumple la normativa del DeCA?
La Ley 9/2025 no establece una multa específica para el incumplimiento del DeCA; sin embargo, el régimen sancionador general de la Ley 16/1987 (LOTT) se aplica a la documentación de control. Las infracciones pueden clasificarse como leves, graves o muy graves según la conducta detectada, como la ausencia del documento, la imposibilidad de exhibirlo o la falsificación del mismo.
En caso de una infracción leve, la autoridad puede imponer una sanción administrativa que, aunque no está cuantificada en la normativa del DeCA, suele estar alineada con la gravedad del error. Las infracciones graves y muy graves pueden conllevar sanciones más elevadas y, en algunos casos, la suspensión de la autorización de transporte.
Es importante destacar que tanto el cargador contractual como el transportista efectivo son responsables de los datos que aparecen en el DeCA. Por ello, una generación incorrecta o incompleta del documento puede derivar en sanciones para ambas partes. La trazabilidad que ofrece TransLedger, con registro de evidencias y firma digital, reduce significativamente el riesgo de errores y facilita la defensa ante una posible inspección.
