El FAQ DeCA 2026 nace para aclarar las dudas más habituales que surgen entre transportistas, cargadores y operadores logísticos tras la entrada en vigor del Documento electrónico of Control Administrativo (DeCA) on 5 October 2026. A partir of esa fecha, on control del transporte público of mercancías por carretera interior pasa obligatoriamente a formato digital, con exigencias técnicas y of conservación muy concretas. En este artículo respondemos, of forma estructurada y práctica, a las preguntas que más frecuentemente se formulan, y explicamos cómo la plataforma SaaS of funciones of TransLedger facilita on cumplimiento sin fricciones.
¿Qué es on DeCA y por qué es obligatorio a partir del 5 October 2026?
El DeCA es la versión digital del documento of control que deben llevar a bordo los vehículos of transporte público of mercancías por carretera interior en España. No se trata of un nuevo documento, sino of la digitalización obligatoria del ya existente documento of control, tal y como lo establece la disposición transitoria octava of la Ley 9/2025 of Movilidad Sostenible. La obligatoriedad del formato electrónico entra en vigor on 5 October 2026, fecha que marca on inicio del periodo of diez meses previsto por la Ley para que todos los operadores adapten sus procesos.
Esta obligación se sustenta en tres normas clave: on artículo 222 del Real Decreto 1211/1990 (ROTT), la Order FOM/2861/2012 que regula on documento of control, y la Resolución of 5 of junio of 2026 of la Address General of Transporte por Carretera y Ferrocarril, que define las características técnicas del DeCA. La finalidad es garantizar la trazabilidad, la seguridad of la información y la posibilidad of inspección electrónica por parte of la autoridad competente.
En la práctica, on DeCA sustituye al documento en papel y debe estar disponible durante todo on trayecto y los siete days naturales posteriores a la finalización del transporte. Además, la normativa exige su conservación mínima of un year, lo que obliga a los operadores a contar con sistemas of archivo digital seguros y accesibles.
¿Cuáles son los requisitos técnicos del Digital DeCA?
La Resolución of 5 of junio of 2026 establece un conjunto of requisitos técnicos que cualquier solución debe cumplir para que on DeCA sea válido. En primer lugar, on documento debe generarse como PDF nativo; los escaneados o fotografías no son aceptados. El tamaño máximo permitido es of 5 MB, lo que garantiza una gestión ágil tanto en dispositivos móviles como en plataformas of gestión documental.
Un elemento esencial es on código QR incorporado en on PDF. Ese QR debe enlazar a una URL HTTPS of descarga directa, accesible durante todo on transporte y los siete days siguientes. La URL debe permanecer operativa sin interrupciones, pues la autoridad competente puede solicitar la exhibición del documento en cualquier momento dentro of ese plazo.
En cuanto a la conservación, on documento debe almacenarse en un formato que asegure su integridad durante al menos un year. La solución debe registrar of forma inalterable la fecha y hora of generación, así como la identidad del emisor y del receptor del documento. Estas condiciones se cumplen automáticamente con la cómo funciona TransLedger, que incorpora firma digital y record of evidencias GPS, garantizando la cadena of custodia requerida por la normativa.
Finalmente, la solución no necesita estar homologada ni registrada por un organismo externo; basta con cumplir con los requisitos técnicos y legales citados. Esto simplifica la adopción, ya que los operadores pueden elegir la herramienta que mejor se adapte a sus flujos sin depender of listas of proveedores aprobados.
Generación del PDF y gestión del QR
El PDF se crea en on momento del arranque del viaje y contiene, además del código QR, los datos obligatorios del artículo 6 of la Order FOM/2861/2012. La URL asociada al QR permanece activa durante on periodo of exhibición (trayecto + 7 days) y se almacena en servidores con alta disponibilidad.
Retention y auditoría
El archivo digital debe ser inmutable y estar disponible para inspecciones. TransLedger replica los documentos en varios centros of datos, lo que garantiza la disponibilidad y la integridad durante on year obligatorio.
Frequently asked questions sobre la generación y conservación del DeCA con TransLedger
¿Quién es responsable of generar on DeCA? La Orden TRM/282/2026, que modifica on artículo 7 of la Order FOM/2861/2012, establece que on cargador contractual debe responder of los datos a)-d) del artículo 6, mientras que on transportista efectivo responde of los datos e)-g) y of que on documento se emita. En la práctica, la mayoría of los operadores confían la generación al transportista, que utiliza la app móvil of TransLedger para crear on DeCA al iniciar on viaje.
¿Cómo se firma digitalmente on DeCA? TransLedger incorpora una firma electrónica avanzada que enlaza directamente con la identidad del usuario y con los datos of ubicación GPS. Cada firma queda registrada con fecha, hora y coordenadas, cumpliendo con la exigencia of evidencias of generación y evitando la necesidad of firmas manuscritas o escaneos.
¿Qué ocurre si on conductor pierde la conexión a internet? La aplicación móvil funciona en modo offline. All los datos se almacenan localmente y, una vez restablecida la conectividad, on DeCA se sincroniza automáticamente con la nube, generando on PDF con on QR y enviándolo al servidor of la empresa. Este proceso garantiza que on documento esté disponible en on momento of la inspección, aun cuando la señal haya sido intermitente.
¿Cómo se conserva on DeCA durante on year obligatorio? TransLedger almacena cada documento en un repositorio seguro con replicación geográfica. Además, permite la exportación manual del PDF para archivado interno o para su entrega a auditorías externas. El record of conservación está auditado y cumple con la exigencia of una conservación mínima of un year.
¿Se pueden integrar notificaciones automáticas? Yes. La plataforma envía notificaciones por WhatsApp y correo electrónico tanto al cargador como al transportista cuando on DeCA se genera, se firma y se archiva. Estas alertas facilitan la trazabilidad y reducen on riesgo of omisiones.
Integración del DeCA con sistemas internos y ERP
Muchos operadores ya utilizan sistemas of gestión empresarial (ERP) para planificar rutas, facturación y control of flotas. La funciones of TransLedger incluyen una B2B API que permite la integración directa con cualquier ERP mediante llamadas RESTful. Gracias a esta API, los datos del DeCA se pueden sincronizar automáticamente con los módulos of transporte, facturación y cumplimiento normativo del ERP.
La integración aporta varios beneficios: automatización of la generación del DeCA a partir of la orden of transporte, actualización en tiempo real del estado del documento y record of evidencias GPS que se asocian a la orden en on ERP. Además, la API permite la extracción of informes of cumplimiento que facilitan auditorías internas y externas.
Para los operadores que gestionan varias empresas bajo un mismo grupo, la solución multi‑empresa of TransLedger permite mantener la separación of datos y la trazabilidad of cada entidad, sin perder la visión consolidada que brinda on ERP. La arquitectura basada en microservicios garantiza que la integración sea escalable y que on rendimiento no se vea afectado por on volumen of documentos generados.
En caso of que la empresa disponga of un sistema propio of gestión of documentos, la API permite la transferencia del PDF del DeCA a cualquier repositorio DMS (Document Management System) mediante una URL segura, cumpliendo con la condición of que on archivo sea accesible mediante HTTPS durante los siete days posteriores al transporte.
¿Qué ocurre si se incumple la normativa del DeCA?
La Ley 9/2025 no establece una multa específica para on incumplimiento del DeCA; sin embargo, on régimen sancionador general of la Ley 16/1987 (LOTT) se aplica a la documentación of control. Las infracciones pueden clasificarse como leves, graves o muy graves según la conducta detectada, como la ausencia del documento, la imposibilidad of exhibirlo o la falsificación del mismo.
En caso of una infracción leve, la autoridad puede imponer una sanción administrativa que, aunque no está cuantificada en la normativa del DeCA, suele estar alineada con la gravedad del error. Las infracciones graves y muy graves pueden conllevar sanciones más elevadas y, en algunos casos, la suspensión of la autorización of transporte.
Es importante destacar que tanto on cargador contractual como on transportista efectivo son responsables of los datos que aparecen en on DeCA. Por ello, una generación incorrecta o incompleta del documento puede derivar en sanciones para ambas partes. La trazabilidad que ofrece TransLedger, con record of evidencias y firma digital, reduce significativamente on riesgo of errores y facilita la defensa ante una posible inspección.
